Több egymással kapcsolatban álló, vagy egymásból következő tevékenységek halmazát nevezzük folyamatnak. Minden folyamatot arra alakítanak ki, hogy azzal bizonyos dolgot, vagy célt megvalósítsanak, létrehozzanak. A folyamatnak egy vagy több bemenete (inputja), illetve kimenete (outputja) van.

A folyamatok meghatároznak műveleteket, függőségeket és sorrendeket. A folyamatok kialakításához mindezek ismerete, igen fontos.

A jól meghatározott folyamatok fejleszthetik a szervezet hatékonyságát és funkcionalitását.

Egy folyamat – mint ahogy a neve is mutatja – időről időre változtatandó. Az aktualizáláskor fontos figyelembe venni a folyamatban részvevő jellemzőket, és az azokban bekövetkező változást. Egy folyamat, soha nem éri el végleges állapotát, hiszen az a változások fényében folyamatosan optimalizálható.

A folyamatok főbb jellemzői:

  • Meghatározott eredmény
  • Ügyfelek
  • Mérhetőség
  • Rugalmasság, reagálás bizonyos kiváltó eseményekre

Adott folyamat tehát általában célok egy adott halmaza köré épül fel. A folyamat fő kimenetét a célja kell, hogy meghatározza. A folyamat által létrehozott kimenetnek meg kell felelnie az üzleti oldal által meghatározott működési és törvényi szabályoknak.