Már működő folyamatok gyakorlati alkalmazásakor óhatatlanul felmerülnek olyan folyamatlépések, melyek az egész folyamat hatékonyságára kihatnak. Ezek legtöbbször a folyamat végrehajtása során ad hoc, a mindennapi életben felmerülő nehézségek ideiglenes megoldásaként „kelnek életre”. A legtöbb esetben azonban folyamatgazda és felülvizsgálat hiányában beépülnek a folyamatba, meghatározva ezzel az egész folyamat implementációját.

A folyamatoptimalizálás valójában maga is egy folyamat, mellyel a folyamatok folyamatlépésenként áttekintésre kerülnek. Az átvizsgálás során az esetleges gyenge pontok feltárásra kerülnek, megoldásukra és kezelésükre javaslatot tesznek a szakértő felülvizsgálók.

A gyenge pontok felismerése, valamint a felismerés által jelentkező problémák megoldásával növelhető a folyamat hatékonysága.

Természetesen előfordulhat az is, hogy adott folyamatot kisebb „hibajavításokkal” sem lehet megfelelő hatékonysággal működtetni, úgy javasolt a folyamat újratervezése vagy teljesen új folyamatok tervezése és bevezetése.

Célszerű továbbá azon folyamatokat felszámolni, melyek eredményterméke nem minősül értéknek az ügyfél szempontjából.